CUPRINS:
- JURIDIC: La ce să să fiți atenți dacă trimiteți periodic un newsletter (II)
- CONTABIL: Cota redusă de 5% TVA la produsele montane, eco și tradiționale, începând cu 1 iunie 2019
- CONTABIL: Ce trebuie să știi despre sponsorizarea pe care o poți face ca microîntreprindere
1. JURIDIC: La ce să să fiți atenți dacă trimiteți periodic un newsletter (II)
Continuăm articolul despre aspectele legate de GDPR și trimiterea unui newsletter. Dacă în prima parte am vorbit despre abonare, inclusiv confirmarea abonării sau dovada abonării sau a interesului legitim, acum ar trebui să discutăm despre alte două aspecte importante:
- ce să cuprindă mesajele trimise și
- despre sistemul de dezabonare.
Dacă n-ați apucat să citiți partea întâi, găsiți aici newsletter-ul trecut.
1.1. Conținutul mesajelor
În principiu, legea în general și GDPR în special nu au obligații deosebite în zona de conținut sau referitor la subiectul mesajului, cu excepția unor chestiuni de informare și evitarea inducerii în eroare a clienților. De exemplu, să nu scrieți chestiunile obligatorii cu font alb pe fundal alb! :-) Puteți să fiți oricât de creativi în rest!
1.1.1. Chestiuni obligatorii
Mesajul trebuie să conțină:
- Un link de dezabonare valid și funcțional (vezi si mai jos);
- Datele complete de identificare ale firmei (cel puțin numele firmei, adresa sediului, CUI, CIF, adresa de e-mail și telefonul de contact); vezi art. 5 și 6 din Legea 365/2002, dar și art. 12 alin. 3 din Legea 506/2004;
- Un link către politica de confidențialitate, care descrie cum se colectează adresele de e-mail pentru newsletter, în ce scop, durata de retenție etc. (conform art. 13 din GDPR – vezi detalii suplimentare pentru condițiile minime pe care trebuie să le conțină politica în articolul nostru din mai 2018).
De obicei, aceste informații se pun în subsol și n-am văzut până acum să se plângă cineva de locul în care au fost plasate, atâta vreme cât sunt vizibile (adică nu sunt scrise cu font prea mic).
De asemenea, informațiile din mesaj trebuie să fie clar identificabile și neînșelătoare, inclusiv:
- ofertele promoționale (precum reducerile, premiile și cadourile) și condițiile care trebuie îndeplinite pentru obținerea lor trebuie să fie ușor accesibile și clar prezentate (Legea 365/2002 – art. 6);
- competițiile și jocurile promoționale să fie clar identificabile, iar condițiile de participare sș fie usor accesibile și clar prezentate (Legea 365/2002 – art. 6).
1.2. Chestiuni care n-ar trebui să fie în mesaj
În mod clar, este ilegal să încerci să disimulezi numele sub care se face comunicarea comercială sau cine este promovat. De aceea, noi recomandăm ca mesajul să vină de la același nume de domeniu care face promovarea și către acest site trebuie direcționate promoțiile.
Dacă mesajul conține linkuri către alte site-uri, ar trebui identificate clar, pentru a nu fi confuz pentru utilizator. În cazul link-urilor de afiliere, ar trebui specificat clar în newsletter că acesta conține astfel de link-uri.
1.3 Chestiuni opționale
Am întâlnit magazine online care tind să explice de ce utilizatorul primește acel newsletter. Acest lucru este foarte bun, însă doar dacă este exprimat suficient de clar și neechivoc. De exemplu, un mesaj standard de tipul “sunteți în baza noastră de date” este impropriu și vag. Clientul nu știe despre ce bază de date este vorba și cum a intrat acolo. La fel ar suna și “primiți acest email pentru că ați plasat o comandă sau v-ați abonat sau v-am găsit într-o bază de date publice sau ați comunicat cu noi”. Pe lângă faptul ca ultimele două situații (“v-am găsit într-o bază de date publice sau ați comunicat cu noi”) pot fi chiar ilegale, un astfel de text nu indică precis de unde aveți adresa de e-mail.
Ideal ar fi să existe o segmentare a abonaților și, în funcție de modul de obținere a adresei, să fie un text specific:
- Primiți acest e-mail pentru că ați comandat de la noi în data de XYZ, sau
- Primiți acest e-mail pentru că v-ați abonat la astfel de mesaje pe site-ul nostru.
Eventual, în funcție de sursa datelor, mai pot fi și alte formulări mai fericite.
Puteți să copiați și exemplele de mai sus, dar, atenție mare la faptul că:
- textul trebuie să reflecte ce se întâmplă în practică (deci nu spuneți că s-a abonat daca nu s-a abonat!)
- textul este scris de un jurist (adică de mine, Bogdan) :-), care are o rigurozitate subiectivă asupra textelor. Un copywriter se poate descurca mai bine, dacă păstrează sensul.textul trebuie să reflecte ce se întâmplă în practică (deci nu spuneți că s-a abonat daca nu s-a abonat!)
În fine, am întâlnit destul de des firme care includ în mesaj textul: “aceasta nu este un mesaj comercial nesolicitat / nu este spam / respectăm legea / este conform cu Legea 365/2002” sau alte formulări corecte sau incorecte. Recomandăm să nu folosiți astfel de practici, pentru că ele par tocmai că vor să acopere ceva ce nu ar fi legal. Legea nu vă obligă să aveți astfel de exprimări și, din punctul nostru de vedere, el nu sunt doar superflue, ci induc și un sentiment de nesiguranță.
2. Sistemul de dezabonare
Acesta este extrem de important, pentru că reprezintă o variantă practică de punere în aplicare a drepturilor utilizatorului, conform GDPR.
Crucial este să funcționeze sistemul. Știm că sună pueril, dar am testat suficiente magazine online pentru a vă spune că uneori nu merge! Noi încercăm, ca parte a procesului de atestare TRUSTED.RO, să verificăm dacă funcționează metoda de dezabonare cel puțin o dată pe an.
În mod normal, o dată ce ai dat click pe acel link, trebuie să fii dezabonat; ar fi ilegal să-i ceri utilizatorului să indice încă o dată motivația pentru care nu mai vrea să primească newsletter-ul tău! Poți eventual să-i ceri acest lucru în mod opțional sau, și mai bine, după ce l-ai informat că s-a dezabonat.
Atenție, după dezabonare este ilegală păstrarea adresei de e-mail în lista de newsletter (adică doar marcarea ca ștearsă și nu ștergerea propriu-zisă), pentru că dispare scopul prelucrării.
În anumite situații extrem de specifice, care de obicei depășesc comunicarea făcută de un magazin online printr-un newsletter tradițional (de ex. comunicare B2B, preluarea listei în mod legal din terțe surse), putem vorbi de necesitatea de a păstra o dovadă că s-a dezabonat clientul, pentru a împiedica adăugarea automată. În aceste situații, puteți folosi metode tehnice de anonimizare (ex. hashing), pentru a preveni readăugarea unei adrese deja șterse.
Spor la newsletter, și dacă totuși este ceva neclar sau vreți să ne oferiți un feedback, dați un răspuns la acest e-mail!
2. CONTABIL: Cota redusă de 5% TVA la produsele montane, eco și tradiționale, începând cu 1 iunie 2019
Începând cu 1 iunie 2019, pentru livrarea alimentelor de înaltă valoare calitativă (din care fac parte produsele montane, eco și tradiționale) se va aplica o cotă de 5% pentru TVA. În vederea aplicării cotei reduse, produsele trebuie să fie autorizate de Ministerul Agriculturii și Dezvoltării Rurale. Factura de livrare va fi însoțită de copia documentului de recunoaștere / atestare / certificare eliberat de Ministerul Dezvoltării și Agriculturii Rurale, cu excepția livrării efectuate către consumatorii finali.
Pentru un magazin online care vinde en detail astfel de produse, aceste cópii nu trebuie trimise o dată cu factura. Totuși, recomandăm să publicați și pe pagina de produs o copie a acestui document, inclusiv cota de TVA diferențiată.
3. CONTABIL: Ce trebuie să știi despre sponsorizarea pe care o poți face ca microîntreprindere
Microîntreprinderile pot beneficia de deducere din plata impozitului pe venitul trimestrial, prin sponsorizarea entităților non-profit. Entitățile non-profit sponsorizate trebuie să fie incluse în Registrul Entităților / Unităților de Cult, registru care poate fi ușor consultat pe site-ul ANAF.
Microîntreprinderile pot scădea sumele aferente impozitului pe venit până la nivelul valorii de 20% din impozitul datorat pentru trimestrul în care au înregistrat cheltuielile respective. Dacă suma cu sponsorizarea depășește 20% din impozitul datorat pentru trimestrul respectiv, restul sumei se poate deduce în următoarele 28 de trimestre consecutive, respectând aceleași reguli de deducere.
Contabilul va trebui să depună anual declarația informativă 107, până la data de 25 ianuarie a anului următor, evidențiind sumele acordate ca sponsorizare.
(Informațiile v-au fost aduse de Bogdan Manolea – co-fondator TRUSTED.RO și Mihaela Adina Călin – expert contabil)
